Invoiceの落とし穴

Invoiceの落とし穴

インボイス、インボイスと言いますが、インボイスとは一体何なのでしょうか？

この疑問が生まれるべく、Invoiceには様々な落とし穴があります。

英辞郎で有名なアルクのページでInvoiceを調べました。
すると、下記のような結果が表示されます。

請求明細書｛せいきゅう めいさいしょ｝、送り状｛おくりじょう｝、仕入れ書｛しいれしょ｝、インボイス、納品書｛のうひんしょ｝、請求書

さらに、Proforma Invoiceは、見積書と言われます。

請求明細書
送り状
仕入れ書
納品書
請求書
見積書
インボイス

このように、インボイスとは、非常に幅の広い意味を持つ言葉です。

これが、インボイスというものを非常に厄介なものにしています。
おかげで、この落とし穴に落ちてしまい、取引がうまく進まないことも少なくありません。

でも、大丈夫。
ここで、色々な事例を覚えておけば、そのリスクも軽減することできるでしょう。

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落とし穴となり易いケース

・支払条件の認識違い

payment within 14days from the date of invoice date.

このように、インボイスの日付を元に支払条件を設定することがあります。
しかし、この場合は、「Invoice date」が非常にあいまいとなります。
この場合のインボイスとは、下記の2つの理解の仕方があるでしょう。
・（請求書としての）インボイス日から14日以内
・（送り状としての）インボイス日から14日以内

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・見積書なの？請求書なの？

見積もりを請求したら、Invoiceが届いた。
これって見積書？請求書？

不正な請求をしてくる怪しい会社なのか？

ごく稀に、見積書の意味合いでインボイスを送ってくる会社があります。
一般的にはよい感じはしませんよね。
見積書は、Quotation、Offer Sheetなどがよいでしょう。
Proforma Invoiceも、まぁ、いいでしょう。

あなたの会社、見積書をInvoiceと言っていませんか？・・・危ない！

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・商品を送る際に、インボイスを添付して送った。

これで、あとは、入金を待つのみ。
と思っていたら、いつになっても入金されない。

こんなこと、ありませんか？

商品と同時にインボイスを添付した場合、
それは送り状とみなされます。
そのため、送り方によっては、客先の手元に届かない場合もあります。
それに、送り状は、重要書類と思われない場合もあります。
（非常に重要な書類だと思いますが・・・）

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色々な理解の仕方があり、混乱の元になるのが、インボイスです。

混乱を起こさないために、インボイスの表記をより細かくし、
インボイスの定義をはっきりさせることが、ビジネスをスムーズに進める秘訣です。

例えば、
・請求書としてのインボイス
　└→Invoice （Debit NOTE）

・送り状としてのインボイス
　└→Shipping Invoice

・納品書
　└→Invoice（Shipping Slip）

・見積書
　└→Proforma Invoice
　└→Quotation
　└→Offer Sheet

など、表記を詳しくすることによって、間違いをなくすことができます。
さらには、見積もり時の文章中で引用されるインボイスについても、
同様の表記を検討することに加え、さらに、Invoicingという定義を付け加えることも重要です。例えば、

Down Payment: T/T remittance within 45days from invoice date. (a)
Remain: T/T remittance within 60days from invoice date. (b)

Invoicing:
(a): Your invoice with acceptance letter after our purchase order
(b): Your invoice after the delivery of all goods (FOB) with final documents.

このような感じに、Invoicingという項目を設け、インボイスの意味を説明することも必要だと思います。

上記の例では、
1)　PO後に、インボイスと請書が必要
2)　貨物の出荷後、インボイスとその他全ての書類が必要

ということが分かります。


これらのように、インボイスの認識違いから起こるトラブルというのは、売主側（お金を受取る側）にとってのリスクを増大させます。

なぜなら、お金の回収が遅くなるからです。


どうぞ、インボイスには悩まされないように、
日頃から、インボイスを細分化して考えるようにしましょう。